Wir möchten Dich einladen, unser Team auf unserem Weg zu weiterem Erfolg zu begleiten. Unser Ziel ist es, in den nächsten Monaten stark zu wachsen. Dafür benötigen wir Unterstützung auf allen Ebenen, um entsprechende Organisationsstrukturen im Hause aufzubauen. Daher suchen wir zum 1.2.2025 einen

Office Manager m/w/d

zur Unterstützung der Geschäftsführung in einem sehr breiten Betätigungsfeld. Wir bieten Dir die Möglichkeit, beim Organisationsaufbau vom Startup zum etablierten Unternehmen aktiv mitzuwirken und Deine eigenen Schwerpunkte zu setzen.

Allgemeine Sekretariats- und Assistenzarbeiten

Unterstützung Geschäftsleitung:

• selbstständige Korrespondenz mit Projektpartnern und Unternehmen inkl. Postein-/-ausgang
• Informationsrecherche und –aufbereitung
• eigenständige Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Besprechungen, selbstständige Erstellung von Präsentationsunterlagen inkl. Erarbeitung von Inhalten in deutscher und englischer Sprache, eigenständiges Verfassen von Protokollen
• eigenständige Pflege/Aktualisierung von Übersichten und Datenbanken
• Planung und Koordination von Aktivitäten der Antrags- und Berichtserstellung
• inhaltliche Unterstützung bei der Erstellung langfristiger Konzepte
• Verwaltung der Infrastruktur
• Betreuung von Gästen

Projektmanagement:

• eigenständige Budgetplanung (Gesamtfinanzierungspläne, Jahrespläne), interne Budgetierung gemäß der Budgetplanung
• eigenverantwortliche Überwachung und Verwaltung von zugewiesenen Mitteln und Drittmitteln, eigene Buchhaltung der Finanzen, ggf. Veranlassung von Korrekturbuchungen
• eigenständige Überwachung der Zeitplanung von Projekten, des Personalkapazitätseinsatzes und des Mittelabflusses (SAB, BMBF, EU, Industrie, Universität Leipzig)
• eigenständige Abrechnung der Drittmittel und eigenständige Erstellung von Mittelabrufen, Zwischen- und Schlussnachweisen für die Drittmittelgeber
• bei Finanzplanabweichung Abstimmung mit Geschäftsleitung, Vorschlag und Einleitung von Maßnahmen zur Korrektur
• Beratung der Geschäftsleitung bzgl. der Mittelverwendung unter Berücksichtigung der Projektziele und der Richtlinien des Drittmittelgebers / Projektmanagement der Projektmitarbeiter

Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen:

• eigenständige Beschaffung und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien, Gegenständen und Geräten einschl. Einholen von Angeboten, Vergleich von Preisen, Konditionen und Lieferbedingungen, Lieferungskontrolle, Reklamation
• Auslösen von Bestellungen
• Vertretung der Rechnungsbearbeitung
• Auslösen von Reparaturaufträgen
• Vorbereiten von Umbuchungen
• Inventarisierung

Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen:

• eigenständige Planung und Organisation von Dienstreisen inkl. Feststellen von möglichen Verkehrsverbindungen, Buchung von Verkehrsmitteln und Übernachtungen
• eigenständige Erstellung und Überprüfung von Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen

Wir bieten Dir

• Festanstellung in Teilzeit (30h+) oder Vollzeit, hybrides Arbeiten möglich
• Beginn ab 01.02.2025
• Vielfältige Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten in einem abwechslungsreichen, innovativen Umfeld
• Persönliche Arbeitsatmosphäre in einem 16-köpfigen Team, welches wachsen möchte
• Standort im Zentrum von Leipzig, hybrides Arbeiten möglich
• Attraktive Vergütung in Abhängigkeit der Qualifikation

SaxonQ ist ein großartiger Arbeitsplatz, der von außergewöhnlichen, innovativen Menschen gestaltet wird. Jedes Teammitglied ist einzigartig für unser Unternehmen und trägt zum Aufbau einer intelligenten, vielfältigen und positiven Arbeitskultur bei. Wir heißen leidenschaftliche und motivierte Menschen (wie Dich!) willkommen, die uns dabei helfen, innovative Lösungen zu entwickeln, etwas zu bewirken und Teil einer einzigartigen, spannenden Wachstumsreise zu sein.

Bist du bereit, Deine spannende Reise bei SaxonQ anzutreten?

Auch wenn Du nicht in allen Bereichen Expert:in bist, ermutigen wir Dich zur Bewerbung. Wenn Du mehr über die Stelle erfahren möchtest, melde dich gerne bei uns:

Kontakt:

Dr. Frank Schlichting, CEO join@saxonq.com

SaxonQ ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert und keine Form der Diskriminierung – weder positiv noch negativ – aufgrund der Hautfarbe, der Kaste, der nationalen Herkunft, der Religion, einer Behinderung, des Geschlechts, der sexuellen Orientierung, der Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, der politischen Zugehörigkeit oder des Alters zulässt oder duldet.